Uansett om man er pålagt eller selv velger å publisere en årsrapport, er det viktig å gripe muligheten til å gjøre årsrapporten til en viktig strategisk kommunikasjonskanal.
Årsrapporten behøver slett ikke være et tungt og kjedelig pliktløp. Den kan derimot bli virksomhetens årlige mulighet til å presentere seg fra sin aller beste side. Fremoverlente selskaper bruker årsrapporten som et viktig strategisk verktøy, som en kommunikasjonskanal overfor noen av sine viktigste målgrupper ved å la design og innhold fortelle de gode historiene om virksomheten.
Her kan du lese mer om hvorfor du bør investere i en god årsrapport.
For det første: Det finnes klare regler for hva en årsrapport må inneholde. Men det som er spennende er alt det andre: det rapporten kan inneholde for å fremstille virksomheten som interessant, spennende, levende og relevant for leseren. I et slikt perspektiv gir årsrapporten store muligheter for å forme og påvirke omverdenens oppfatning av virksomheten, av ledelsen, av bedriftens samfunnsnytte og fremtidsmuligheter.
Før du starter arbeidet med årsrapporten, må du ta stilling til hva du ønsker å oppnå med den, hvordan du vil bruke den, og hvem som skal lese den.
Jo mer du vet om dem som skal lese din årsrapport, jo bedre. Det er forskjell på å lage en årsrapport utelukkende for eierne og en årsrapport som henvender seg til omverdenen. Er det slik at virksomhetens kunder er en viktig målgruppe, må utformingen ta hensyn til dette. Er din årsrapport viktige nyheter for pressen og allmennheten, kreves det andre grep enn om selskapet trives best på en av de bakre benkene.
Årsrapporten er fortellingen om din virksomhet. Det er historien om hvordan det har gått, om hvordan det skal gå, om utfordringer og visjoner for fremtiden. Og det er historien om hvordan virksomheten forholder seg til omverdenen, om miljø, klima og samfunnsansvar. Årsrapporten er også en gylden anledning til å løfte frem sider av virksomheten som fortjener ekstra oppmerksomhet. Det kan være prosjekter man er stolt av, medarbeidere og ledere, eller kunder som snakker pent om selskapet.
La årsrapporten fortelle selskapets historie.
Uansett innhold, uansett målgruppe – årsrapporten bør alltid ha en gjennomgående idé, et konsept som binder de ulike delene av årsrapporten sammen, og som gir et helhetlig bilde av virksomheten.
Hva er virksomhetens stemme? Er den nøktern og saklig, entusiastisk og blomstrende, teknisk eller folkelig, eller noe midt imellom? Det er viktig at all tekst har samme tonefall og ser ut som om den kommer fra samme avsender. Det betyr at man også er konsekvent i språkføring, grammatikk, ortografi og tegnsetting.
Bilder og illustrasjoner bygger opp under og understreker innholdet i årsrapporten. Bildebruken i årsrapporten er en fin anledning til å etablere et visuelt språk for virksomheten, en bildemanér som tilhører bedriften og som er til å kjenne igjen i andre kanaler. En ellers god årsrapport kan fort fremstå som billig og slurvete hvis bildematerialet ikke holder mål. Gode bilder brukt riktig bidrar til å styrke leseopplevelsen, samtidig som de gir velkomne hvilepauser mellom de ulike delene av årsrapporten.
Tallene i årsrapporten er viktige. Og noen ganger vanskelige. Infografikk er hjelpemiddelet som gjør kompliserte sammenhenger enkle og oversiktlige. Søyler, kurver og kaker gjør tallene lettere tilgjengelige, ser bedre ut og huskes lettere.
Den trykte årsrapporten lever, også i vår digitale tidsalder. Mange spådde en snarlig og total overgang til digitale medier, men utviklingen har ikke blitt helt som forventet. Opplagene har gjerne sunket en del, og papirrapporten suppleres av en nedlastbar PDF, men de fleste sverger fortsatt til papir når året skal oppsummeres.
Årsakene kan være mange: En papirrapport er mer lesevennlig ved konsumering av lange tekster, den representerer et endelig produkt som ikke kan manipuleres i etterkant og, ikke minst, er den et viktig visittkort for virksomheten. Om man vektlegger godt design samt høy bilde- og papirkvalitet, vil papirårsrapporten kunne få et langt og nyttig liv, både på møtebord og i bokhylla.
Se hva Kai, ekspert på trykksaker, sier om muligheter med valg av papir, omslag og innbinding som tar årsrapporten til et nytt nivå:
Selv om de fleste velger å trykke årsrapporten går stadig flere for digitale løsninger, enten som et supplement til papirutgaven eller som et rendyrket digitalt produkt. Digitale årsrapporter kommer som dedikerte nettsider eller som ulike PDF-formater, avhengig av budsjett og ambisjoner. Hvis digital synlighet er det viktigste er en nettside det soleklare valget. En nettside sørger for maksimal digital synlighet og gir en dynamisk opplevelse, avansert navigering og høy lesbarhet på alle digitale flater. En digitalt synlig rapport bidrar ikke bare til egen synlighet, den øker også virksomhetens totale digitale synlighet.
Årsrapporten er bedriftens ansikt utad når det kommer til strategiske prioriteringer og muligheter – og gjennom dette en del av merkevarebyggingen rundt selskapet.
Årsrapporten er ikke bare tall og fakta, det er også et visittkort og viktig verktøy overfor samarbeidspartnere, investorer, myndigheter, journalister og ansatte. Den kan påvirke rekruttering og være avgjørende i offentlige anbudsprosesser.
For virksomhetens synlighet og merkevarebygging er den helt sentral. Bak sterke merkevarer står gode historier, og gjennom historiefortelling puster man liv i den tørre statistikken. I årsrapporten har man en gylden mulighet til å fortelle selskapets historie, til å vise hvem man er og hvor man vil, og hvilke verdier og tankesett selskapet er bygget på.
Årsrapporten - vårens vakreste eventyr
Det viktigste er å starte i tide. Skal din årsrapport fremstå som smart, logisk og gjennomarbeidet, trengs det tid. Man starter ofte arbeidet med en årsrapport 6 måneder før den skal til trykk. For det er mye som skal på plass. Idé og konsept, tekster, bilder, illustrasjoner, infografikk og design.
Les også: Årsrapporten - Ekspertenes beste tips
Det er mye å ta stilling til og mange beslutninger som må tas. Og tidsfristen er gitt. Vi har lang erfaring med årsrapporter for alle typer virksomheter, fra mellomstore bedrifter til store, globale konserner.
Her kan du se noen eksempler på årsrapporter fra de siste årene.
Kongens gate 6
0153 Oslo
Telefon: 45 22 80 80
E-post: oslo@oktan.no
Orgnr: 994 034 006
